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会计档案管理办法
2017-05-12  

                                 

第一条 为加强财务部门未移交公司档案室的会计档案的管理,规范会计档案归档、使用行为,制定本办法。

第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料,以及其他与财务管理、会计核算业务有关的各种资料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。分类如下(详见附件):

(一)会计凭证

(二)会计账簿

(三)报表

(四)发票

(五)合同:不包括基本建设、技术改造等专项工程的各种合同。

(六)计算机软件、数据盘

(七)基建、技改项目资料

(八)其他资料

第三条 计算机软件、数据盘类中的计算机安装盘、说明书,以及各种应用软件由财务部门系统管理人员保管。

第四条 会计报表、年度成本报表、预算报表除按保管期限交公司档案室归档保管外,财务部门经办的各岗位会计人员还应留存一份。

第五条 以下资料各经办人可以留存,并应报送会计主管留存保管:

1. 上报集团公司、三线办等外单位及上级单位的各种材料;

2. 各种债权债务诉讼纠纷的复印件;

3. 各项资产财务会计制度,包括财税部门、集团公司以及公司的各项资产财务会计制度;

4. 除贷款、抵押合同之外的各种与银行贷款有关的资料,以及银行贷款停计息挂账优惠政策等各种贷款资料;

5. 涉税文件:包括三线调迁企业税收优惠政策、出口退税政策等各种文件资料,以及纳税检查的各种资料;

6. 各子公司除会计报表外的各种资料;

7. 审计资料:包括集团公司对工厂审计、内部审计、工程审计,以及其他专项审计材料;

8. 其他不需上交公司档案部门保管的文件资料。

第六条 财务部门每年形成的会计档案,都应按照归档的要求,由形成档案的会计业务经办人整理装订,或由各科长组织整理装订,在次年3月底前交本部门档案管理人员保管一年。部门保管期满后,编造清册移交公司档案室保管。

尚未履行完毕的合同,仍由经办会计人员保管,待履行完毕后交档案管理人员保管。

第七条 查阅会计档案,应在专设的登记簿上登记,查阅完毕,查阅人应按原归档位置放置。

向外单位(包括公司其他部门)提供利用时,档案原件原则上不得借出,如有特殊需要,须经会计主管批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。

经会计主管批准,可以向外单位提供原始凭证复制件,并应当在专设的登记簿上登记,由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

 

附:会计档案分类

(一)会计凭证

1. 现金凭证

2. 银行存款凭证

3. 转账凭证

4. 材料领用单等单独装订的凭证附件

(二)会计账簿

1. 总账、明细账:包括日记账及各种明细分类账。

2. 备查帐:应收应付票据备查帐,以及银行结算单据传递登记簿等各种备查帐、登记簿。

(三)报表

1. 会计报表:包括快报、月报、季报、年报等。

2. 成本报表

3. 基建报表

4. 预算报表

5. 纳税申报表:包括各种税费及出口退税的纳税申报表。

6. 各子公司会计报表

(四)发票

1. 发票存根:包括专用发票、普通发票、税务收据等已开具发票的存根。

2. 抵扣联

(五)合同:不包括基本建设、技术改造等专项工程的采购、建安等合同。其它按如下分类归档。

1. 借款合同:包括基建借款、技改借款、流动资金借款、银行承兑汇票等各种银行贷款合同、抵押合同。

2. 技术合同:包括技术开发、转让、咨询、服务等合同。

3. 购销合同及加工、劳务合同:包括加工、定做、修理、测试、印刷广告等合同。

4. 运输合同

5. 财产租赁合同

6. 其它合同

(六)计算机软件、数据盘

1. 计算机安装盘、说明书

2. 应用软件:包括用友财务软件、预算软件、决算软件、企业基础信息填报软件、出口退税填报软件等各种应用软件。

3. 数据备份:会计电算化数据备份、财务预算决算数据备份、企业基础材料数据备份等各种计算机数据备份。

(七)基建、技改项目资料

1. 批准立项的有关资料

2. 项目建设过程中的采购、建安等各种合同

3. 项目审计、竣工决算等资料

(八)其他资料

1. 工资表

2. 应收、应付款项对帐资料

3. 银行存款对账单及余额调节表

4. 企业基础材料

5. 产权登记、变动、年检资料

6. 会计工作移交表

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